Os despachos da RPI são a matéria-prima do trabalho semanal de um escritório de propriedade industrial. Cada um comunica um ato do INPI: uma exigência, uma oposição, um deferimento, um arquivamento. O valor não está em saber que o despacho saiu, mas em transformá-lo, rapidamente, na providência certa, com prazo, responsável e comunicação ao cliente.
Resposta rápida: para transformar despachos da RPI em providências, identifique o processo e o código do despacho, classifique se ele abre prazo, defina a providência e o prazo oficial pela LPI, fixe um prazo gerencial interno, atribua um responsável e registre a comunicação ao cliente. Despachos informativos também devem ser registrados no histórico.
Da leitura à triagem
A leitura semanal da revista, descrita no guia sobre como acompanhar a RPI, entrega uma lista de despachos ligados à carteira. A triagem decide o que fazer com cada um. Ela deve responder a cinco perguntas:
- De qual processo se trata? Número, titular, cliente e se é processo próprio ou de terceiro acompanhado.
- O que o despacho significa? O código e o complemento do despacho, lidos no contexto do histórico.
- Abre prazo? Se sim, qual o fundamento legal e a data-limite.
- Qual a providência? Cumprir exigência, manifestar, recorrer, pagar, comunicar ou apenas registrar.
- Quem faz e quem aprova? Responsável técnico e, quando necessário, a decisão do cliente.
Tipos de despacho e providências típicas em marcas
Os prazos abaixo seguem a Lei nº 9.279/1996 e são detalhados no guia de prazos de marcas no INPI:
- Publicação do pedido: abre prazo de 60 dias para oposição de terceiros (art. 158). Para o depositante, é hora de monitorar; para concorrentes do cliente, de avaliar uma eventual oposição.
- Oposição apresentada: o depositante pode se manifestar em 60 dias (art. 158, §1º). Providência: analisar a oposição e decidir com o cliente.
- Exigência de mérito: 60 dias para responder (art. 159). Sem resposta, arquivamento definitivo.
- Deferimento: 60 dias para pagar a concessão, mais 30 extraordinários (art. 162). Providência: GRU, aprovação do cliente e comprovação.
- Indeferimento: 60 dias para recorrer (art. 212). Providência: avaliar mérito do recurso.
- Concessão: abre a janela de 180 dias para nulidade administrativa por terceiros (art. 169). Providência: registrar vigência e próxima prorrogação.
- Pedido de caducidade contra a marca: 60 dias para provar uso (art. 143, §2º).
Em patentes, a lógica é a mesma, com prazos próprios: exigências técnicas têm 90 dias (art. 36) e as anuidades seguem o art. 84.
Prazo oficial, prazo gerencial e responsável
Cada providência precisa de duas datas. O prazo oficial vem da lei e da publicação, contado a partir do primeiro dia útil após a RPI (art. 223). O prazo gerencial é a data interna para concluir a minuta, colher a aprovação do cliente e protocolar com folga.
O responsável deve ser uma pessoa, não uma área. E deve haver um substituto definido para ausências. Providência sem dono é a causa mais comum de prazo perdido. Também vale registrar quem aprovou a estratégia, especialmente em decisões com consequência definitiva, como deixar de recorrer ou de pagar a concessão.
Cada despacho relevante vira um registro com prazo, responsável e situação. Foto: Pexels.
Comunicação ao cliente com contexto
O cliente não precisa do código do despacho; precisa entender o que aconteceu, o que isso significa para a marca ou patente e o que se espera dele. Um bom comunicado tem:
- identificação do processo e da marca ou patente;
- o que foi publicado, em linguagem simples;
- a consequência prática e o prazo;
- a recomendação do escritório e a decisão que o cliente precisa tomar;
- custos estimados, quando houver taxa oficial ou honorário.
Padronizar esses comunicados por tipo de despacho reduz retrabalho e garante que nenhuma informação essencial fique de fora.
Exemplo de triagem: exigência de mérito em marca
Na edição de terça-feira, aparece uma exigência de mérito para um pedido de marca do cliente. A triagem segue esta ordem:
- Contexto: o processo é próprio, depositado pelo escritório, e a exigência pede esclarecimento sobre a especificação.
- Prazo oficial: 60 dias contados do primeiro dia útil após a publicação (arts. 159 e 223 da LPI).
- Prazo gerencial: o escritório fixa uma data interna com folga para minuta, revisão e aprovação.
- Responsável: a consultora que acompanha a carteira do cliente, com um substituto definido.
- Comunicação: e-mail ao cliente explicando a exigência, a proposta de resposta e a necessidade de confirmar a atividade efetivamente exercida.
- Fechamento: após o protocolo, a providência é concluída e o comprovante é anexado ao processo.
O mesmo roteiro, ajustado ao prazo e à providência de cada despacho, vale para oposições, deferimentos e indeferimentos. As tabelas de códigos e a regulamentação de cada área estão no portal do INPI.
Registro e histórico
Mesmo os despachos que não exigem ação devem ficar registrados no histórico do processo. Isso permite reconstruir a linha do tempo em uma auditoria, em uma troca de responsável ou em uma disputa judicial. Anote também as decisões do cliente: se ele optou por não recorrer, essa escolha deve estar documentada.
Erros comuns na triagem de despachos
- Tratar despacho de processo de terceiro acompanhado como se fosse do cliente, ou o contrário.
- Calcular o prazo a partir da data de leitura, e não da publicação.
- Criar a providência sem prazo gerencial, deixando a execução para a véspera.
- Comunicar o cliente sem recomendação, transferindo para ele a análise técnica.
- Ignorar menções ao processo em despachos de terceiros.
Como o DeskSys ajuda a tratar os despachos da RPI
- Despachos da carteira: o módulo de RPI e acompanhamento mostra os despachos ligados aos processos acompanhados, com publicações organizadas por revista e área, Citações da RPI e Petições Monitor quando a informação estiver disponível.
- Providências: despachos geram providências conforme as regras configuradas, com prazo oficial e prazo gerencial, responsável e situação. O escritório ajusta o catálogo de despachos; as regras internas não alteram os prazos legais.
- Comunicação: modelos de e-mail com campos variáveis preenchidos com dados do processo, enviados pela conta do consultor ou pela conta geral do escritório.
- Histórico: observações, arquivos e acontecimentos ficam na ficha do processo.
A revisão profissional permanece necessária em cada etapa: o sistema organiza a informação, e a decisão continua com a equipe.
Perguntas frequentes
Quanto tempo tenho para agir depois de um despacho da RPI?
Depende do ato. Em marcas, a maioria dos prazos é de 60 dias, contados do primeiro dia útil após a publicação. Em patentes, exigências técnicas têm 90 dias. Verifique sempre o dispositivo legal aplicável ao despacho.
Como saber o que significa um código de despacho?
O INPI publica as tabelas de códigos de despacho por área. Leia o código junto com o complemento e o histórico do processo, porque o mesmo código pode ter efeitos diferentes conforme o contexto.
Todo despacho precisa ser comunicado ao cliente?
Os que abrem prazo ou exigem decisão, sim. Os informativos podem ser consolidados em relatórios periódicos, desde que fiquem registrados no histórico do processo.
Quem deve ser o responsável por uma providência?
Uma pessoa nomeada, com um substituto definido. Atribuir a providência a uma área ou equipe genérica dilui a responsabilidade e aumenta o risco de perda de prazo.
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Revisão técnica: outubro de 2026. Base legal: LPI (Planalto).