Política de Privacidade

A DESKSYS TECNOLOGIA GLOBAL LTDA, pessoa jurídica inscrita no CNPJ nº 66.684.409/0001-82, doravante denominada simplesmente "DeskSys", valoriza a privacidade, a segurança e a transparência no tratamento de dados pessoais.

Esta Política de Privacidade explica como coletamos, usamos, armazenamos, compartilhamos e protegemos dados pessoais relacionados ao uso de nossos sites, sistemas, plataformas, portais, integrações, APIs, serviços de suporte e demais soluções oferecidas pela DeskSys.

A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais — LGPD — regula o tratamento de dados pessoais em meios físicos e digitais, por pessoas físicas ou jurídicas, com o objetivo de proteger a liberdade, a privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural. A LGPD também se aplica quando o tratamento ocorre no Brasil, quando a atividade oferece bens ou serviços a pessoas localizadas no Brasil ou quando os dados são coletados no território nacional.

1. A quem esta Política se aplica

Esta Política se aplica a:

• usuários dos sites da DeskSys;
• escritórios de propriedade intelectual, departamentos jurídicos, consultorias e empresas contratantes da plataforma;
• usuários cadastrados por clientes da DeskSys;
• clientes finais que acessam portais, áreas de cliente ou ambientes white-label disponibilizados por escritórios usuários da plataforma;
• visitantes, leads e pessoas que entram em contato por formulários, e-mail, WhatsApp, telefone ou outros canais;
• usuários que utilizam módulos, APIs, integrações, automações, relatórios e funcionalidades do DeskSys.

Esta Política não substitui contratos, propostas comerciais, termos de uso, acordos de confidencialidade ou documentos específicos firmados entre a DeskSys e seus clientes.

2. Papel da DeskSys no tratamento de dados

Em razão da natureza SaaS da plataforma, a DeskSys pode atuar em papéis diferentes, conforme o contexto.

A LGPD define controlador como quem toma as decisões sobre o tratamento de dados pessoais, e operador como quem realiza o tratamento em nome do controlador. Também define encarregado como o canal de comunicação entre controlador, titulares e autoridade nacional.

3. Dados pessoais que podemos coletar

A DeskSys pode tratar diferentes categorias de dados pessoais, conforme o uso da plataforma.

3.1 Dados de cadastro e identificação

Podemos coletar:

• nome;
• e-mail;
• telefone;
• cargo ou função;
• empresa ou escritório;
• CPF, quando necessário;
• endereço profissional ou comercial;
• dados de login;
• preferências de conta;
• imagem de perfil, se enviada pelo usuário.

3.2 Dados de usuários da plataforma

Podemos tratar:

• nome do usuário;
• e-mail de acesso;
• perfil de permissão;
• escritório vinculado;
• histórico de login;
• endereço IP;
• registros de autenticação;
• logs de atividades;
• ações realizadas dentro da plataforma;
• data e horário de acessos.

3.3 Dados de clientes, envolvidos e processos cadastrados na plataforma

Quando um escritório utiliza o DeskSys para gestão de propriedade intelectual, podem ser cadastrados dados relacionados a:

• titulares de processos;
• requerentes;
• inventores;
• autores;
• procuradores;
• representantes legais;
• contatos administrativos;
• clientes finais;
• empresas, sócios ou responsáveis;
• processos administrativos perante órgãos oficiais;
• marcas, patentes, desenhos industriais, programas de computador e outros ativos;
• prazos, publicações, despachos, manifestações, documentos, relatórios e comunicados.

Esses dados são inseridos e administrados pelo cliente contratante da DeskSys, que, em regra, atua como controlador desses dados.

3.4 Dados financeiros e contratuais

Podemos tratar dados necessários para contratação, faturamento e cobrança, incluindo:

• razão social;
• CNPJ;
• nome do responsável financeiro;
• e-mail financeiro;
• telefone;
• endereço de cobrança;
• plano contratado;
• histórico de pagamentos;
• notas fiscais;
• informações de cobrança;
• status de assinatura.

A DeskSys não armazena dados completos de cartão de crédito, salvo se expressamente informado de outra forma. Quando houver pagamento por meios eletrônicos, os dados poderão ser tratados diretamente por provedores de pagamento contratados.

3.5 Dados técnicos e de navegação

Durante o uso dos sites e sistemas, podemos coletar:

• endereço IP;
• data e horário de acesso;
• tipo de navegador;
• sistema operacional;
• identificadores de dispositivo;
• páginas acessadas;
• origem do acesso;
• interações com a plataforma;
• logs técnicos;
• cookies e tecnologias semelhantes.

3.6 Dados provenientes de bases públicas

A DeskSys poderá tratar informações públicas ou de acesso público relacionadas a processos de propriedade industrial, incluindo dados disponibilizados por órgãos oficiais, bases governamentais, publicações oficiais, revistas de propriedade industrial, bases internacionais e sistemas públicos de consulta.

O tratamento de dados pessoais de acesso público deve respeitar finalidade, boa-fé e interesse público que justificaram sua disponibilização, conforme previsto na LGPD.

4. Como coletamos os dados

A DeskSys pode coletar dados pessoais das seguintes formas:

5. Finalidades do tratamento

A DeskSys trata dados pessoais para as seguintes finalidades:

5.1 Prestação dos serviços

Utilizamos dados para:

• criar e administrar contas;
• permitir login e autenticação;
• liberar acesso aos módulos contratados;
• cadastrar e gerenciar processos;
• organizar clientes, envolvidos e titulares;
• controlar prazos;
• gerar relatórios;
• enviar alertas, comunicados e notificações;
• permitir uso de portal do cliente;
• processar integrações;
• manter histórico de publicações e movimentações;
• operar funcionalidades relacionadas à propriedade intelectual.

5.2 Segurança e prevenção a fraudes

Podemos tratar dados para:

• autenticar usuários;
• controlar permissões;
• registrar logs de acesso;
• detectar acessos indevidos;
• prevenir fraudes;
• proteger contas, documentos e informações;
• auditar ações realizadas na plataforma;
• investigar incidentes técnicos ou de segurança.

5.3 Suporte e atendimento

Podemos usar dados para:

• responder solicitações;
• prestar suporte técnico;
• solucionar erros;
• orientar usuários;
• registrar tickets;
• acompanhar chamados;
• comunicar indisponibilidades, manutenções e atualizações.

5.4 Cobrança, contratação e relacionamento comercial

Podemos tratar dados para:

• elaborar propostas;
• formalizar contratos;
• emitir notas fiscais;
• processar pagamentos;
• realizar cobranças;
• administrar planos;
• comunicar alterações contratuais ou operacionais;
• cumprir obrigações legais, fiscais e contábeis.

5.5 Comunicação institucional e marketing

Podemos usar dados de contato para:

• enviar novidades sobre o DeskSys;
• informar atualizações da plataforma;
• divulgar conteúdos técnicos;
• enviar comunicações comerciais;
• convidar para eventos, demonstrações ou treinamentos;
• realizar pesquisas de satisfação.

O usuário poderá solicitar o descadastramento de comunicações promocionais, sem prejuízo do envio de mensagens transacionais, técnicas, contratuais ou de segurança.

5.6 Melhoria da plataforma

Podemos tratar dados técnicos e estatísticos para:

• melhorar usabilidade;
• identificar erros;
• medir desempenho;
• desenvolver novas funcionalidades;
• aperfeiçoar módulos de busca, automação, colidência, relatórios e notificações;
• gerar estatísticas internas agregadas ou anonimizadas.

5.7 Cumprimento de obrigações legais e exercício de direitos

Podemos tratar dados para:

• cumprir obrigações legais, regulatórias, fiscais e contratuais;
• responder a autoridades públicas;
• preservar direitos da DeskSys, de seus clientes ou de terceiros;
• atuar em processos administrativos, judiciais ou arbitrais;
• cumprir determinações legais ou regulatórias.

A LGPD prevê hipóteses legais para o tratamento, incluindo consentimento, cumprimento de obrigação legal ou regulatória, execução de contrato, exercício regular de direitos, legítimo interesse e proteção do crédito.

6. Bases legais utilizadas

A depender do contexto, a DeskSys poderá tratar dados pessoais com base em:

A LGPD exige que as informações sobre o tratamento sejam disponibilizadas de forma clara, adequada e ostensiva, incluindo finalidade, forma e duração do tratamento, identificação do controlador, informações de contato, compartilhamento e direitos do titular.

7. Dados de propriedade industrial e informações públicas

O DeskSys é uma plataforma voltada à gestão de propriedade intelectual. Por isso, parte dos dados tratados pode estar relacionada a informações publicadas por órgãos oficiais, como processos de marcas, patentes, desenhos industriais, programas de computador, despachos, publicações, titulares, procuradores, classificações, prazos e eventos administrativos.

Essas informações podem ser utilizadas para:

• consulta e acompanhamento de processos;
• atualização automática de status;
• geração de prazos;
• busca de anterioridade;
• análise de colidência;
• relatórios;
• notificações;
• organização de portfólios;
• comunicação entre escritório e cliente.

Quando os dados forem inseridos pelo escritório contratante, caberá ao escritório assegurar que possui base legal adequada para utilizar o DeskSys na gestão dessas informações.

8. Portal do cliente e ambientes white-label

A DeskSys poderá disponibilizar portais de acesso a clientes finais dos escritórios, inclusive em ambientes white-label, subdomínios ou domínios personalizados.

Nesses ambientes, o cliente final poderá visualizar informações liberadas pelo escritório, como:

• processos vinculados;
• marcas, patentes, programas de computador ou outros ativos;
• situação do processo;
• prazos;
• documentos;
• comunicados;
• relatórios;
• histórico de publicações.

O escritório contratante define quais usuários terão acesso e quais informações serão disponibilizadas. A DeskSys atua como provedora da tecnologia e poderá tratar dados técnicos, logs e registros de segurança necessários ao funcionamento do portal.

9. Compartilhamento de dados

A DeskSys não vende dados pessoais.

Podemos compartilhar dados pessoais apenas quando necessário para as finalidades descritas nesta Política, incluindo:

Quando atuarmos como operadores, compartilharemos dados conforme as instruções do cliente controlador e dentro dos limites necessários para a execução do serviço.

10. Suboperadores e fornecedores

Para operar a plataforma, a DeskSys poderá contratar fornecedores técnicos, chamados nesta Política de suboperadores, quando tratarem dados pessoais em nome da DeskSys ou de seus clientes.

Esses fornecedores deverão tratar dados apenas conforme instruções, contrato, obrigação de confidencialidade e medidas adequadas de segurança.

Exemplos de categorias de suboperadores:

• servidores e infraestrutura;
• envio de e-mails;
• armazenamento de arquivos;
• backups;
• monitoramento de erros;
• segurança;
• meios de pagamento;
• ferramentas de analytics;
• provedores de inteligência artificial ou automação, quando funcionalidades desse tipo forem utilizadas.

A lista nominal de fornecedores poderá ser disponibilizada mediante solicitação ou em página específica da plataforma.

11. Transferência internacional de dados

A DeskSys poderá utilizar fornecedores localizados no Brasil ou no exterior. Nesses casos, dados pessoais poderão ser transferidos ou acessados fora do Brasil, sempre para as finalidades previstas nesta Política e observando mecanismos adequados de segurança, confidencialidade e conformidade com a legislação aplicável.

A transferência internacional poderá ocorrer, por exemplo, quando utilizarmos serviços globais de infraestrutura, e-mail, segurança, analytics, suporte, automação ou inteligência artificial.

12. Cookies e tecnologias semelhantes

A DeskSys poderá utilizar cookies, pixels, tags, identificadores e tecnologias semelhantes em seus sites e sistemas.

Cookies são utilizados para:

• manter o usuário autenticado;
• preservar preferências;
• melhorar segurança;
• prevenir fraudes;
• medir desempenho;
• compreender uso da plataforma;
• melhorar funcionalidades;
• realizar comunicações e campanhas, quando aplicável.

12.1 Tipos de cookies

Cookies não essenciais poderão depender de consentimento, conforme o contexto. O usuário poderá gerenciar cookies pelo navegador ou por ferramenta de preferências disponibilizada pela DeskSys.

A ANPD mantém guia orientativo específico sobre cookies e proteção de dados pessoais, além de outros materiais educativos sobre proteção de dados, encarregado, legítimo interesse, segurança da informação e agentes de tratamento.

13. Segurança da informação

A DeskSys adota medidas técnicas e administrativas destinadas a proteger dados pessoais contra acessos não autorizados, perda, alteração, divulgação indevida ou qualquer forma de tratamento inadequado.

Entre as medidas que podem ser utilizadas estão:

• controle de acesso por usuário e senha;
• perfis de permissão;
• logs de auditoria;
• criptografia em trânsito;
• backups;
• monitoramento de segurança;
• segregação de ambientes;
• proteção contra abuso e acessos indevidos;
• revisão de permissões;
• políticas internas de confidencialidade;
• boas práticas de desenvolvimento seguro;
• limitação de acesso a dados conforme necessidade.

Nenhum sistema é absolutamente imune a riscos. Ainda assim, a DeskSys busca aplicar medidas proporcionais à natureza dos dados tratados e aos riscos envolvidos.

A LGPD determina que agentes de tratamento adotem medidas técnicas e administrativas aptas a proteger dados pessoais contra acessos não autorizados e situações acidentais ou ilícitas; também prevê comunicação à autoridade nacional e ao titular em caso de incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano relevante.

14. Retenção e eliminação dos dados

A DeskSys manterá dados pessoais pelo tempo necessário para cumprir as finalidades descritas nesta Política, incluindo:

• manutenção da conta ativa;
• prestação dos serviços contratados;
• cumprimento de obrigações legais, fiscais, contábeis e regulatórias;
• exercício regular de direitos;
• prevenção a fraudes;
• auditoria e segurança;
• cumprimento de obrigações contratuais.

Após o término da relação contratual, os dados poderão ser excluídos, anonimizados ou mantidos pelo período necessário para cumprimento de obrigações legais ou preservação de direitos.

Dados armazenados em backups poderão permanecer por prazo adicional, conforme ciclos técnicos de retenção e segurança, com acesso restrito e finalidade limitada.

A LGPD prevê hipóteses de término do tratamento e permite a conservação de dados para cumprimento de obrigação legal ou regulatória, estudo por órgão de pesquisa, transferência a terceiro respeitados os requisitos legais ou uso exclusivo do controlador, desde que anonimizados.

15. Direitos dos titulares

Nos termos da LGPD, o titular dos dados pessoais poderá solicitar:

• confirmação da existência de tratamento;
• acesso aos dados;
• correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade;
• portabilidade, quando aplicável;
• eliminação de dados tratados com base em consentimento;
• informação sobre compartilhamento;
• informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e consequências da negativa;
• revogação do consentimento;
• oposição ao tratamento, quando cabível;
• revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado, quando aplicável.

A LGPD lista os direitos do titular no art. 18, incluindo confirmação de tratamento, acesso, correção, anonimização, bloqueio, eliminação, portabilidade, informação sobre compartilhamento e revogação do consentimento.

16. Como exercer seus direitos

Para exercer seus direitos, o titular poderá entrar em contato pelo canal:

• E-mail: info@desksys.com.br
• Encarregado/DPO: Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais
• Controladora: DESKSYS TECNOLOGIA GLOBAL LTDA
• CNPJ: 66.684.409/0001-82
• Endereço: Rua Visconde do Rio Branco 1488, Conj 909 Andar 09 - Centro Curitiba/PR, CEP 80420-210

A DeskSys poderá solicitar informações adicionais para confirmar a identidade do solicitante e garantir a segurança dos dados.

Quando a DeskSys atuar como operadora de dados em nome de um escritório contratante, determinadas solicitações poderão ser encaminhadas ao respectivo controlador, isto é, ao escritório responsável pela conta e pelas decisões sobre o tratamento.

17. Dados de menores de idade

A plataforma DeskSys é destinada a uso profissional e empresarial, não sendo direcionada a crianças ou adolescentes.

Caso dados de menores sejam inseridos na plataforma por clientes contratantes, o cliente será responsável por garantir a existência de base legal adequada para o tratamento, especialmente quando envolver inventores, autores, representantes ou partes relacionadas a processos de propriedade intelectual.

Se a DeskSys identificar tratamento indevido de dados de menores em seus próprios canais, poderá adotar medidas para exclusão, bloqueio ou adequação do tratamento.

18. Inteligência artificial, automações e decisões automatizadas

O DeskSys poderá oferecer funcionalidades de automação, classificação, análise, busca, comparação, extração de dados, geração de relatórios, leitura de documentos, sugestões de colidência ou outros recursos assistidos por tecnologia.

Essas funcionalidades têm finalidade de apoio operacional e informacional. Elas não substituem a análise profissional, jurídica ou técnica do usuário, do escritório ou de seus responsáveis.

A DeskSys não utiliza, como regra, decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado que produzam efeitos jurídicos relevantes sobre titulares sem possibilidade de revisão humana.

Quando houver recurso que envolva inteligência artificial ou processamento automatizado por fornecedor externo, a DeskSys poderá aplicar configurações de segurança, limitação de dados, anonimização ou pseudonimização sempre que tecnicamente possível.

19. Links e serviços de terceiros

Os sites e sistemas da DeskSys poderão conter links, integrações ou referências a sites, sistemas e serviços de terceiros, como órgãos oficiais, provedores de pagamento, ferramentas de comunicação, serviços de autenticação, bases públicas ou plataformas externas.

Esta Política não se aplica aos ambientes de terceiros. O usuário deverá consultar as respectivas políticas de privacidade desses terceiros.

20. Confidencialidade dos dados dos clientes

A DeskSys reconhece que os dados inseridos por seus clientes podem envolver informações estratégicas, comerciais, jurídicas e operacionais.

Por isso, a DeskSys compromete-se a:

• tratar os dados conforme contrato e esta Política;
• limitar o acesso interno conforme necessidade;
• utilizar os dados para execução dos serviços contratados;
• não vender dados pessoais;
• não utilizar dados dos clientes para finalidade incompatível;
• aplicar medidas razoáveis de segurança e confidencialidade;
• manter registros e controles internos compatíveis com a operação da plataforma.

21. Incidentes de segurança

Em caso de incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano relevante aos titulares, a DeskSys adotará medidas para:

• avaliar a natureza e extensão do incidente;
• conter e mitigar riscos;
• apurar dados e titulares potencialmente afetados;
• comunicar clientes controladores, quando aplicável;
• comunicar autoridades e titulares, quando exigido pela legislação;
• registrar medidas adotadas;
• aperfeiçoar controles de segurança.

22. Alterações desta Política

Esta Política poderá ser atualizada periodicamente para refletir mudanças legais, regulatórias, técnicas, operacionais ou comerciais.

Quando houver alteração relevante, a DeskSys poderá comunicar os usuários por meio da plataforma, e-mail, aviso no site ou outro canal adequado.

A versão mais recente estará sempre disponível nos canais oficiais da DeskSys.

23. Contato

Para dúvidas, solicitações ou exercício de direitos relacionados à proteção de dados pessoais:

• DESKSYS TECNOLOGIA GLOBAL LTDA
• CNPJ: 66.684.409/0001-82
• E-mail de privacidade: info@desksys.com.br