Cobrança de honorários de marcas e patentes: guia prático

A cobrança de honorários de marcas e patentes funciona melhor quando nasce no contrato e segue um ciclo fixo: honorários separados das taxas oficiais do INPI, fatura ligada a cada serviço, lembretes antes e depois do vencimento, recorrências da carteira programadas e nota fiscal emitida no fim. Sem esse ciclo, o escritório adianta GRU, perde o momento de faturar e descobre a inadimplência meses depois.

Resposta rápida: para cobrar honorários de marcas e patentes sem atrito, formalize por escrito o escopo, o valor, os vencimentos e quem paga as taxas do INPI; emita a fatura no aceite; envie lembretes antes, no dia e depois do vencimento; programe as recorrências da carteira, como acompanhamento, prorrogação e anuidade; e emita a NFS-e conforme o seu município.

Por que a cobrança trava no escritório de PI

O escritório de propriedade intelectual tem um problema que outros prestadores de serviço não têm: o trabalho é longo e cheio de etapas. Um registro de marca pode levar anos entre o depósito e a concessão, com exigências, oposições e recursos no caminho. Isso cria situações típicas de perda de receita:

• Taxa oficial adiantada: o escritório emite e paga a GRU para não perder o prazo e só depois tenta reaver o valor do cliente.
• Etapa sem fatura: a oposição foi apresentada, mas ninguém lembrou de faturar o ato, porque o combinado ficou em um e-mail antigo.
• Cliente que some depois da concessão: o registro sai, o cliente para de responder e a última parcela fica em aberto.
• Recorrência esquecida: a janela de prorrogação de uma marca ou a anuidade de uma patente passa sem que o serviço seja oferecido e cobrado a tempo.
• Cobrança manual: cada lembrete depende de alguém abrir a planilha, conferir o vencimento e mandar mensagem.

São falhas de processo, e por isso têm solução de processo.

Honorários e taxas do INPI: separe desde a proposta

A primeira regra é não misturar o que é remuneração do escritório com o que é retribuição oficial. As taxas do INPI são pagas por GRU, têm valores definidos em tabela oficial e podem mudar por portaria. Os honorários são o preço do seu trabalho técnico. Somados em um valor único, confundem o cliente e reduzem a margem a cada reajuste da tabela.

Na proposta e no contrato, deixe claro:

• quais retribuições oficiais cada etapa exige e que elas são devidas pelo cliente;
• se o cliente paga a GRU diretamente ou se o escritório paga e reembolsa, e em que prazo;
• que o escritório só paga a taxa oficial depois de receber o valor correspondente, salvo urgência combinada;

Lembre também que gerar a GRU não é pagar a guia, e pagar não é protocolar. A fatura do cliente deve acompanhar essas três etapas, não apenas a primeira.

O contrato é a base de qualquer cobrança

Para advogados, a Lei nº 8.906/1994 (Estatuto da Advocacia) garante o direito aos honorários convencionados (art. 22) e dá ao contrato escrito que os estipula a força de título executivo (art. 24). Sem estipulação, o próprio art. 22 prevê arbitramento judicial e uma divisão padrão do pagamento em terços, o que mostra o custo de não ter contrato. O Código de Ética e Disciplina da OAB recomenda que a prestação de serviços seja contratada preferencialmente por escrito (art. 48).

Agentes da propriedade industrial que não são advogados não seguem o Estatuto, mas a lógica é a mesma: um contrato de prestação de serviços claro, assinado pelo cliente, facilita a cobrança amigável e, se for preciso, a judicial. No Código de Processo Civil, o documento particular assinado pelo devedor e por duas testemunhas é título executivo (art. 784, III), e o § 4º admite assinatura eletrônica com dispensa de testemunhas quando a integridade é conferida por provedor de assinatura. Confirme com o seu jurídico se o meio de assinatura usado atende a esses requisitos.

O que o contrato precisa dizer

• escopo por serviço: pesquisa, depósito, acompanhamento, manifestação, oposição, recurso, prorrogação;
• valor de cada item e o que fica fora dele, como atos extras e exigências inesperadas;
• vencimentos, forma de pagamento e regra de reajuste;
• responsabilidade pelas taxas do INPI e regra de reembolso;
• o que acontece com o processo se o cliente deixar de pagar ou encerrar o contrato.

Modelos de cobrança mais usados

Escritórios de marcas costumam combinar três formatos: por etapa (depósito, acompanhamento até a decisão, concessão), por ato (oposição, recurso, manifestação, cumprimento de exigência) e recorrente (mensalidade ou anuidade de acompanhamento da carteira). Em qualquer formato, cada serviço precisa de valor e gatilho de faturamento definidos antes de começar.

Régua de cobrança: antes, no dia e depois

A régua de cobrança é a sequência padrão de avisos de cada fatura. Ela tira o peso pessoal da cobrança, porque todo cliente recebe a mesma comunicação no mesmo momento. Uma régua simples para escritórios de PI:

1. Na emissão: fatura com descrição do serviço, número do processo e meio de pagamento.
2. Alguns dias antes do vencimento: lembrete cordial com o link de pagamento.
3. No dia: aviso curto, lembrando a data.
4. Depois do vencimento: um ou dois avisos espaçados e, em seguida, contato pessoal do responsável pelo cliente.
5. Antes de nova etapa com custo: conferência de pendências antes de pagar taxa ou protocolar.

Ciclo de cobrança de honorários com taxas oficiais separadas e recorrências da carteira. Infográfico: Equipe DeskSys.

Mantenha o tom informativo e respeitoso: a cobrança é parte do serviço, não uma ameaça. Evite expor o cliente a terceiros e registre cada contato.

Recorrências da carteira: a receita que mais se perde

A carteira de um escritório gera receitas previsíveis que muitas vezes não são cobradas por falta de controle:

• Acompanhamento: mensalidade ou anuidade pelo monitoramento dos processos na RPI.
• Prorrogação de marca: o registro vale por 10 anos e deve ser prorrogado no último ano de vigência, com prazo extraordinário de seis meses (art. 133 da Lei nº 9.279/1996).
• Anuidades de patente: devidas a partir do início do terceiro ano do depósito (art. 84 da LPI). Veja o detalhe no guia de anuidade de patente no INPI.

A boa prática é oferecer o serviço e emitir a fatura antes de abrir a janela de pagamento da taxa oficial. Assim, o cliente aprova com calma e o escritório não precisa escolher entre adiantar o valor e arriscar o prazo. Para ter essa visão da carteira inteira, a base é a gestão de carteira de marcas e patentes com titular, cliente e responsável bem cadastrados.

Qual o prazo para cobrar honorários atrasados

Para advogados, o art. 25 do Estatuto da Advocacia fixa em cinco anos a prescrição da ação de cobrança de honorários. O prazo conta, entre outras hipóteses, do vencimento do contrato, se houver, ou da ultimação do serviço extrajudicial, que é o caso típico dos serviços perante o INPI.

Art. 25 do Estatuto da Advocacia, com os marcos de contagem da prescrição. Fonte: planalto.gov.br.

Para os demais profissionais liberais, o Código Civil também prevê cinco anos para a pretensão de cobrar honorários, contados da conclusão dos serviços ou da cessação do contrato ou do mandato (art. 206, § 5º, II). Em processos que duram anos, registre a data de conclusão de cada demanda para não perder essa referência.

Nota fiscal de serviço no escritório de PI

A emissão da NFS-e depende do município e do regime tributário do escritório. Desde 1º de janeiro de 2026, a Lei Complementar nº 214/2025 (art. 62) obriga os municípios a autorizar a emissão da NFS-e de padrão nacional ou a compartilhar as notas do emissor próprio com o ambiente nacional, o que vem padronizando o leiaute. As orientações estão no Portal Nacional da NFS-e. Confirme com a sua contabilidade como o seu município está operando e quando a nota deve ser emitida: na fatura ou no recebimento.

Indicadores para acompanhar

• faturas vencidas por cliente e por faixa de atraso;
• taxas oficiais pagas pelo escritório e ainda não reembolsadas;
• serviços concluídos sem fatura emitida;
• prorrogações e anuidades dos próximos meses sem proposta enviada.

Erros comuns

• Somar honorários e taxas oficiais em um valor único.
• Começar a etapa sem aceite formal do cliente.
• Pagar a GRU antes de receber, como regra e não como exceção.

Como o DeskSys ajuda na cobrança de honorários de marcas e patentes

O DeskFlow, CRM comercial e financeiro do DeskSys, liga o que foi contratado ao que foi executado e recebido:

• Contratos: serviços do catálogo com itens, valores e condições, enviados por link público para aceite, recusa e assinatura. O contrato assinado vira demanda, e cada item vira tarefa com responsável e prazo, como mostramos em do contrato à tarefa.
• Faturas e recorrências: faturas vinculadas ao contrato ou avulsas, parcelas, vencimentos, saldo, recorrências para cobranças periódicas, PDF, página pública para o cliente e recibos dos recebimentos registrados.
• Régua automática: lembretes manuais e cobranças automáticas configuráveis antes, no dia ou depois do vencimento, com pausas e consolidação de avisos.
• Pagamentos: integração com Banco Inter (PIX, boleto e BolePix) e Asaas (PIX, boleto e cartão), conforme conta e configuração.
• NFS-e: emissão via Spedy vinculada ao financeiro, conforme habilitação e suporte ao município e ao regime.
• Manutenção da carteira: painel de prorrogações de marcas e controle de anuidades de patentes para propor o serviço antes da janela.

O envio por WhatsApp é assistido pelo usuário, sem disparo automático. O DeskFlow depende da ativação do módulo, e os recursos variam conforme o plano e as permissões.

Perguntas frequentes

Como cobrar honorários de registro de marca?

Defina por escrito o valor de cada etapa e o gatilho de faturamento, separe as taxas do INPI, emita a fatura no aceite e siga uma régua de lembretes antes e depois do vencimento.

As taxas do INPI devem entrar no valor dos honorários?

O ideal é não. Informe as retribuições oficiais à parte, com a regra de pagamento ou reembolso, para que reajustes da tabela não reduzam a sua margem.

Qual o prazo de prescrição para cobrar honorários?

Cinco anos. Para advogados, pelo art. 25 da Lei nº 8.906/1994; para os demais profissionais liberais, pelo art. 206, § 5º, II, do Código Civil. O marco inicial depende do caso.

Posso cobrar honorários de acompanhamento da carteira?

Sim, desde que o serviço e o valor estejam previstos no contrato. A cobrança recorrente mensal ou anual é comum e deve indicar o que está incluído no acompanhamento.

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Revisão técnica: outubro/2026. Base legal/Fontes: Lei nº 8.906/1994, arts. 22, 24 e 25; Código de Ética e Disciplina da OAB, art. 48; Código Civil, art. 206, § 5º, II; CPC, art. 784, III e § 4º; Lei nº 9.279/1996, arts. 84 e 133; Lei Complementar nº 214/2025, art. 62.