A gestão de demandas no escritório de PI começa antes do protocolo no INPI. Começa quando o cliente aceita a proposta. É nesse ponto que muitos escritórios perdem informação: o comercial fecha o contrato por e-mail, o financeiro emite a cobrança em outro sistema e a equipe técnica descobre a demanda dias depois, sem saber exatamente o que foi contratado.
Resposta rápida: para organizar a gestão de demandas no escritório de PI, conecte cinco etapas no mesmo fluxo: oportunidade, proposta com catálogo de serviços, contrato com aceite e assinatura, demanda com tarefas por item contratado e faturamento vinculado. Cada tarefa deve ter responsável, prioridade, prazo e arquivos, preservando as condições comerciais aceitas pelo cliente.
Onde a informação se perde
- Proposta sem padrão: cada consultor descreve o serviço de um jeito, e a equipe técnica interpreta.
- Contrato fora do sistema: o PDF assinado fica no e-mail, sem vínculo com o processo.
- Demanda manual: alguém precisa lembrar de avisar a equipe técnica.
- Tarefas genéricas: "registrar marca" vira uma tarefa só, sem as etapas de pesquisa, classificação, procuração e protocolo.
- Faturamento desconectado: parcelas e taxas oficiais são controladas em planilha à parte.
O resultado é retrabalho, atraso no início do serviço e, em casos piores, prazo legal correndo sem que ninguém tenha começado.
Etapa 1: oportunidade e proposta
A oportunidade registra o interesse do cliente e seu estágio no funil: contato inicial, diagnóstico, proposta enviada, negociação. A proposta deve sair de um catálogo de serviços padronizado, com descrição, escopo, honorários e taxas oficiais estimadas. Um catálogo bem construído evita que o mesmo serviço seja vendido com escopos diferentes e facilita a criação das tarefas depois.
O que o catálogo deve conter
- nome e descrição objetiva de cada serviço;
- o que está incluído e o que é cobrado à parte;
- honorários e forma de pagamento;
- as etapas técnicas que o serviço gera.
Etapa 2: contrato, aceite e assinatura
Aceita a proposta, o contrato formaliza itens, valores e condições. O aceite e a assinatura podem ser eletrônicos. A Lei nº 14.063/2020 classifica as assinaturas eletrônicas em simples, avançada e qualificada; nas relações privadas, as partes podem admitir outros meios de comprovação da autoria e da integridade de documentos eletrônicos. Escolha o tipo de assinatura adequado ao risco do contrato e guarde as evidências do aceite.
Lei nº 14.063/2020, sobre o uso de assinaturas eletrônicas. Fonte: planalto.gov.br.
O ponto essencial é preservar as condições aceitas: se o preço do catálogo mudar depois, o contrato assinado continua valendo como foi aceito.
Etapa 3: do contrato à demanda
O contrato assinado deve virar uma demanda de trabalho, de forma automática ou com um clique, sem depender de alguém lembrar. A demanda reúne o cliente, o contrato, os itens contratados e, quando já existir, o processo no INPI.
Etapa 4: da demanda às tarefas
Cada item contratado vira tarefa, com:
- Responsável: uma pessoa nomeada, não uma área.
- Prioridade: conforme urgência e prazo legal.
- Prazo: data interna para conclusão.
- Arquivos e comentários: procuração, logotipo, documentos do cliente, discussões da equipe.
Para um registro de marca, por exemplo, as tarefas típicas são pesquisa de anterioridade, definição de classes e especificação, coleta de procuração e documentos, emissão da GRU, protocolo e cadastro do processo na carteira. Separar as etapas permite ver em que ponto cada demanda está.
Cada item contratado vira uma tarefa com responsável e prazo. Foto: Pexels.
Etapa 5: faturamento vinculado
O financeiro deve nascer do contrato: faturas, parcelas, recorrências e recibos ligados aos itens contratados. Assim, o escritório sabe o que foi faturado, o que está pendente e quais demandas têm pagamento em aberto antes de executar etapas com custo, como o pagamento de taxas oficiais. Também facilita a conciliação: cada recebimento aponta para o contrato e para o item correspondente, sem planilhas paralelas, e a cobrança de parcelas recorrentes, como honorários de acompanhamento da carteira, deixa de depender de lembretes manuais.
Comunicação com o cliente durante a demanda
O cliente que acabou de assinar quer saber o que acontece em seguida. Três comunicações resolvem a maior parte das dúvidas: a confirmação do início, com a lista de documentos necessários; o aviso de protocolo, com o número do processo; e a passagem para o acompanhamento da carteira, quando a demanda termina e o processo passa a gerar despachos. A partir daí, o relatório de marcas para clientes assume o papel de informar a evolução.
Exemplo: um registro de marca contratado
O cliente aceita a proposta de registro de uma marca em duas classes. O contrato assinado gera a demanda com seis tarefas: pesquisa, classificação, procuração, GRU, protocolo e cadastro do processo. A consultora recebe a pesquisa com prazo de três dias úteis; o assistente, a coleta da procuração. A fatura da primeira parcela é emitida na assinatura. Quando o protocolo é feito, o processo entra na carteira e passa a ser acompanhado pela RPI. Toda a linha do tempo fica registrada.
Indicadores do fluxo
- tempo entre a assinatura do contrato e o início da primeira tarefa;
- tarefas atrasadas por responsável;
- demandas paradas aguardando documentos do cliente;
- faturas vencidas por cliente.
Esses indicadores, somados aos da gestão de carteira de marcas e patentes, dão uma visão completa da operação, do comercial à manutenção dos registros.
Erros comuns
- Iniciar o trabalho técnico sem contrato aceito e sem escopo escrito.
- Criar tarefas sem prazo interno, confiando apenas no prazo legal.
- Não vincular a demanda ao processo, perdendo o histórico.
- Controlar o recebimento em sistema separado, sem visibilidade para a equipe.
Como o DeskSys ajuda na gestão de demandas no escritório de PI
O DeskFlow conecta o comercial à execução:
- Comercial: oportunidades e estágios, catálogo de serviços e contratos com itens, valores e condições preservadas.
- Aceite: link público de aceite, recusa e assinatura, enviado por e-mail ou por WhatsApp assistido pelo usuário (o envio pelo WhatsApp não é automático).
- Execução: o contrato assinado vira demanda, de forma manual ou automática, e cada item vira tarefa com responsável, prioridade, prazo, arquivos e comentários.
- Financeiro: faturas, parcelas, recorrências, página pública, recibos e cobranças automáticas configuráveis, com as integrações com Banco Inter e Asaas e emissão de NFS-e via Spedy, conforme município e regime.
O DeskFlow depende da ativação do módulo no plano contratado.
Perguntas frequentes
Como organizar as demandas de um escritório de marcas e patentes?
Padronize os serviços em um catálogo, formalize cada contratação em contrato, transforme cada item em tarefa com responsável e prazo e vincule o faturamento ao contrato.
Assinatura eletrônica tem validade em contrato de prestação de serviços?
Sim. Nas relações privadas, as partes podem admitir meios eletrônicos de comprovação de autoria e integridade. A Lei nº 14.063/2020 classifica os tipos de assinatura eletrônica.
Qual a diferença entre demanda e providência?
A demanda nasce de um serviço contratado pelo cliente. A providência nasce de um despacho ou prazo legal no processo. Ambas precisam de responsável e prazo.
Vale a pena integrar o financeiro à gestão de demandas?
Sim. A equipe passa a ver pendências de pagamento antes de executar etapas com custo, e o financeiro passa a ver o andamento do serviço.
Do aceite ao protocolo, no mesmo fluxo
Veja como o DeskFlow liga proposta, contrato, tarefas e cobrança. Agende uma demonstração ou teste 30 dias grátis, sem cartão.
Revisão técnica: outubro de 2026. Base legal: Lei nº 14.063/2020 (Planalto).