Escolher software de propriedade intelectual é uma decisão que afeta prazos, dados de clientes e a rotina de toda a equipe por anos. A troca é custosa: envolve migração, treinamento e período de convivência com dois sistemas. Por isso, a avaliação deve ir além da demonstração bonita e testar o que realmente sustenta a operação de um escritório ou departamento de PI.
Resposta rápida: para escolher software de propriedade intelectual, avalie nove critérios: origem e atualização dos dados, leitura da RPI, controle de prazos, cobertura de naturezas e jurisdições, comunicação com o cliente, segurança e LGPD, permissões e auditoria, implantação e migração, e custo total. Teste com amostras reais da sua carteira antes de decidir.
Antes de avaliar: mapeie sua operação
Liste o que sua equipe faz toda semana, quem faz e onde estão hoje os dados. Quantos processos há na carteira, por natureza? Quantas pessoas leem a RPI? Quantos clientes recebem relatórios? Há marcas no exterior? Esse mapa vira o roteiro da demonstração: em vez de assistir a uma apresentação genérica, você pede ao fornecedor que mostre os seus fluxos.
Se a carteira ainda não está organizada, comece pela gestão de carteira de marcas e patentes: nenhum sistema corrige um inventário inconsistente sozinho.
Os 9 critérios
1. Origem e atualização dos dados
De onde vêm os dados dos processos? Base própria, integração com o órgão ou digitação manual? Com que frequência são atualizados? O fornecedor deixa claro que os dados dependem da fonte e devem ser conferidos nas bases oficiais quando necessário?
2. Leitura da RPI
O sistema cruza a revista semanal com a carteira? Mostra despachos de processos de terceiros que citam processos do cliente? Permite gerar providências a partir dos despachos?
3. Controle de prazos
Diferencia prazo oficial e prazo gerencial? Permite ajustar as regras sem alterar os prazos legais? Atribui responsáveis e mostra vencidos e próximos vencimentos? Cobre manutenções, como prorrogações e anuidades?
4. Naturezas e jurisdições
Marcas, patentes, modelos de utilidade, desenhos industriais, programas de computador. E no exterior: quais órgãos têm integração real e quais são apenas cadastro manual? Pergunte de forma direta, porque a diferença é grande no dia a dia.
5. Comunicação com o cliente
Modelos de e-mail, relatórios personalizados com a identidade do escritório, portal do cliente. Verifique o que é enviado pelo sistema e o que depende de ação do usuário.
6. Segurança e LGPD
O escritório trata dados pessoais de clientes, inventores e contatos e é controlador perante a Lei nº 13.709/2018 (LGPD). O fornecedor atua como operador e deve demonstrar medidas técnicas e administrativas de segurança (art. 46). Pergunte sobre criptografia, backups, resposta a incidentes e onde os dados ficam hospedados.
Atenção a certificações: verifique se pertencem ao fornecedor do software ou ao provedor de infraestrutura onde ele opera. As duas situações são legítimas, mas significam coisas diferentes.
A LGPD define os deveres de controlador e operador no tratamento de dados. Fonte: planalto.gov.br.
7. Permissões e auditoria
É possível limitar o acesso por área ou perfil? O sistema registra quem alterou um prazo ou concluiu uma providência? Trilhas de auditoria são essenciais para investigar falhas e demonstrar diligência.
8. Implantação e migração
Desconfie de promessas de migração automática de qualquer sistema. Uma implantação séria envolve avaliação da origem dos dados, conferência de amostras, configuração de permissões e modelos, treinamento e entrada acompanhada. Pergunte quem faz cada etapa e quanto tempo leva.
9. Custo total
Além da mensalidade, considere usuários adicionais, módulos, créditos de recursos consumíveis, implantação, treinamento e o custo interno de horas da equipe. Compare o custo total em 12 e 24 meses, não só o preço de entrada. Verifique também as condições de fidelidade, reajuste e cancelamento, e se há período de teste sem compromisso.
Como conduzir o teste
- Use uma amostra real da carteira, com processos próprios e de terceiros.
- Leia uma edição completa da RPI no sistema e compare com a leitura atual.
- Crie providências, atribua responsáveis e gere um relatório para um cliente.
- Envolva quem executa a rotina, não apenas os sócios.
- Registre as dúvidas e peça respostas por escrito ao fornecedor.
O teste deve envolver quem executa a rotina diária. Foto: Pexels.
Perguntas para fazer ao fornecedor
- Quais dados vêm de integração e quais dependem de cadastro manual?
- O que acontece se a integração com o órgão ficar indisponível?
- Os recursos de IA são finais ou preliminares? Há revisão profissional prevista?
- Como exporto meus dados se decidir sair?
- Quais recursos dependem de plano ou de ativação de módulo?
Integrações e saída dos dados
Dois pontos costumam ser esquecidos na avaliação. O primeiro é a integração com o restante da operação: e-mail do escritório, financeiro, emissão de nota fiscal, automações e API para outros sistemas. Verifique quais integrações já existem, quais exigem configuração do escritório e quais dependem de contratação específica. O segundo é a saída: em que formato você recebe os seus dados ao encerrar o contrato, em quanto tempo e com quais anexos. Um fornecedor confiável responde a essas perguntas com clareza, por escrito, antes da assinatura.
Sinais de alerta
- Promessa de que o sistema elimina o risco de perder prazo.
- IA que garante registro ou dispensa análise do especialista.
- Integração com dezenas de países sem detalhar o que é automático.
- Migração automática prometida antes de conhecer os seus dados.
- Certificações apresentadas sem indicar quem é o titular.
Como o DeskSys ajuda nesses critérios
O software de gestão de propriedade intelectual DeskSys foi construído para escritórios de PI, departamentos jurídicos e empresas com carteira própria. Em resumo:
- Dados: base própria com processos do INPI e do USPTO e integração com o EUIPO para marcas; consultas internacionais por identificador; outras jurisdições como cadastro.
- RPI e prazos: despachos da carteira, providências com prazo oficial e gerencial, responsáveis e painéis de manutenção.
- Segurança: TLS, criptografia em repouso, permissões por perfil, trilha de auditoria e backups. As certificações listadas na página de segurança pertencem ao provedor de infraestrutura, e não ao DeskSys.
- Implantação: preparação, configuração, treinamento e entrada acompanhada; a implantação avalia a origem dos dados, e a migração não é automática.
- Desk IA (Beta): entregas preliminares, que exigem revisão profissional.
Perguntas frequentes
Qual o melhor software de gestão de marcas e patentes?
Depende da sua operação. O melhor é o que cobre seus fluxos reais, com dados confiáveis e implantação viável. Teste com amostras da sua carteira e compare pelos nove critérios.
Quanto custa um software de propriedade intelectual?
Varia por número de usuários, volume de processos e módulos. Compare o custo total em 12 e 24 meses. No DeskSys, os planos partem de R$ 149,00/mês (BASIC), conforme a página de planos em outubro de 2026.
Software de PI precisa cumprir a LGPD?
Sim. O escritório é controlador dos dados pessoais, e o fornecedor atua como operador. Ambos devem adotar medidas de segurança adequadas.
Quanto tempo leva para implantar um software de PI?
Depende do tamanho da carteira, da origem e da qualidade dos dados e do número de usuários. Peça ao fornecedor um plano com etapas e responsáveis.
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Revisão técnica: outubro de 2026. Base legal: LGPD (Planalto). Preços conferidos em /planos em 10/10/2026.