Uma transição estruturada para começar com segurança e clareza.
A implantação do DeskSys considera a estrutura da sua carteira, a origem dos dados, as regras da operação, os usuários e os módulos contratados.
A plataforma precisa refletir a forma como sua equipe trabalha.
A implantação não se limita à criação de usuários. Antes do início da operação, é necessário compreender a carteira, os responsáveis, os controles utilizados e as informações que deverão ser levadas ao DeskSys.
O escopo e as etapas podem variar conforme o volume, a qualidade dos dados, os módulos contratados e as necessidades da organização.
Primeiro, entendemos o ponto de partida.
A etapa inicial identifica como os processos estão organizados, quais informações são utilizadas pela equipe e quais recursos do DeskSys serão necessários.
- Tipos de ativos administrados
- Quantidade aproximada de processos
- Origem e formato dos dados
- Estrutura de usuários e responsáveis
- Rotinas de prazos e acompanhamento
- Necessidades de comunicação
- Módulos adicionais previstos
Resultado esperado: definição do escopo de implantação e das responsabilidades de cada parte.
Dados consistentes criam uma base mais confiável para a operação.
Antes da carga, os dados precisam ser analisados, organizados e associados aos campos compatíveis do DeskSys. Essa etapa ajuda a identificar duplicidades, lacunas e diferenças de estrutura.
- 01Recebimento dos arquivos
- 02Análise da estrutura
- 03Mapeamento dos campos
- 04Tratamento das inconsistências
- 05Preparação para validação
A possibilidade de importação e o conjunto de informações aproveitadas dependem do formato, da integridade e da compatibilidade dos dados fornecidos.
O escopo é definido a partir dos dados disponíveis.
Possibilidades sujeitas à análise técnica da fonte de dados.
- Processos e números de identificação
- Marcas, títulos e descrições
- Situações e datas processuais
- Clientes, titulares e envolvidos
- Consultores e responsáveis
- Classes e informações relacionadas
- Países, agentes e escritórios parceiros
- Históricos e campos adicionais compatíveis
Nem todo campo existente em outro sistema possui correspondência direta. As informações que poderão ser importadas serão definidas após a análise técnica da fonte.
Revise a estrutura antes de iniciar a operação.
Sempre que o projeto permitir, uma amostra ou carga de validação deve ser utilizada para verificar campos, vínculos, situações e responsáveis antes da disponibilização definitiva.
A validação depende da participação de profissionais que conheçam a carteira e consigam identificar divergências nos dados migrados.
Configure a plataforma de acordo com a estrutura da equipe.
O ambiente pode ser preparado com dados institucionais, identidade visual, usuários, permissões, modelos de comunicação e regras operacionais compatíveis com o escopo contratado.
- Dados e identidade do escritório
- Usuários e consultores
- Permissões por equipe
- Responsáveis pelos processos
- Modelos de e-mail
- Regras de prazos
- Módulos adicionais
- Integrações autorizadas
Leve para o DeskSys as regras que organizam sua rotina.
Durante a configuração, o escritório pode revisar regras relacionadas a despachos, prazos oficiais, alertas gerenciais, responsáveis e modelos de comunicação.
Regras e modelos devem ser validados e mantidos pelos profissionais responsáveis pela operação.
A equipe precisa compreender o fluxo, não apenas os botões.
O treinamento deve apresentar como os processos entram na plataforma, como as informações são consultadas e como cada perfil participa das rotinas de acompanhamento.
- Navegação e busca global
- Cadastro e consulta de processos
- Envolvidos e responsáveis
- RPI, prazos e providências
- Modelos de comunicação
- Notificações e relatórios
- Permissões e segurança
A duração e o formato do treinamento variam conforme o projeto e a estrutura da equipe.
Comece por etapas e valide a operação no uso real.
O início acompanhado permite que dúvidas de utilização e necessidades de ajuste sejam identificadas enquanto a equipe incorpora o DeskSys à rotina.
- 1Acesso dos usuários
- 2Conferência inicial da carteira
- 3Validação das configurações
- 4Acompanhamento dos primeiros fluxos
- 5Ajustes compatíveis com o escopo
Uma implantação consistente depende da participação das duas equipes.
Equipe DeskSys
- Orientar o processo de implantação
- Analisar os materiais disponibilizados
- Preparar o ambiente conforme o escopo
- Apoiar configuração, treinamento e início de uso
Organização contratante
- Fornecer dados e acessos autorizados
- Indicar responsáveis pelo projeto
- Validar informações, regras e configurações
- Participar dos treinamentos
- Conferir os dados antes do uso operacional
Dados processuais e cadastrais exigem cuidado em todas as etapas.
Os arquivos utilizados na implantação devem ser compartilhados por meios autorizados, com acesso limitado às pessoas envolvidas no projeto e tratamento compatível com o escopo contratado.
Perguntas frequentes
A possibilidade depende do formato, da integridade e da compatibilidade dos dados. O material precisa ser analisado antes da definição do escopo.
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